Une diffusion Web ou réunion virtuelle est une réunion à laquelle les actionnaires assistent en ligne, en direct. La plateforme de diffusion Web permet aux actionnaires de poser des questions, de voter et de participer à l’assemblée en temps réel par voie électronique, ce qui leur évite de se déplacer pour se rendre à un endroit physique.

Tenir une assemblée des actionnaires en ligne s’inscrit dans notre vision et nos valeurs en matière de développement durable, et nous donne l’occasion de tirer parti des technologies de pointe pour permettre aux actionnaires d’avoir facilement accès à la Compagnie, peu importe où ils se trouvent dans le monde.

Grâce à la plateforme de l’assemblée virtuelle, les actionnaires seront toujours en mesure de poser des questions à la Compagnie ou d’échanger autrement avec elle.

Nous sommes d’avis qu’une diffusion Web favorise une plus grande participation de nos actionnaires aux assemblées en permettant à ceux-ci d’y assister en ligne et d’y participer, peu importe où ils sont dans le monde.

Les actionnaires (les actionnaires inscrits, les actionnaires non inscrits qui se sont dûment nommés eux-mêmes fondés de pouvoir et les porteurs d’actions détenues par des membres du personnel) pourront participer à l’assemblée (c’est-à-dire y assister, voter et poser des questions). Toutes les autres personnes (tels que les invités et médias) ne pourront assister qu’à l’assemblée diffusée en direct sur le Web. Elles ne pourront pas soumettre de questions ni voter.

Pour accéder à la plateforme de diffusion Web, il vous faut un appareil muni d’un accès Internet, tel un ordinateur portatif ou de bureau, une tablette ou un téléphone intelligent. Assurez-vous d’avoir une connexion Internet puissante, de préférence à haute vitesse. La plateforme de l’assemblée est entièrement prise en charge par les navigateurs (comme Chrome, Edge ou Firefox) et les appareils fonctionnant avec la version la plus à jour des plugiciels pertinents.

L’assemblée commencera à 10 h précises (heure avancée de l’Est) le 26 avril 2024. L’inscription en ligne commencera trente (30) minutes avant le début de l’assemblée, soit à 9 h 30 (heure avancée de l’Est). Prévoyez suffisamment de temps pour l’inscription en ligne.

Vous devrez vous rendre au https://web.lumiagm.com/459454580 et vous inscrire à l’aide de vos identifiants de connexion, c’est-à-dire votre numéro de contrôle à 15 chiffres ou votre code d’accès à quatre caractères, selon le cas, et le mot de passe CNR2024 (sensible à la casse). Les invités, notamment les actionnaires non inscrits qui ne se sont pas dûment nommés eux-mêmes fondés de pouvoir seront autorisés à se connecter en tant qu’invités.

Le CN organise en outre une conférence téléphonique sans frais pour les actionnaires qui n’ont pas d’accès Internet ou qui préfèrent cette méthode, soit pour poser une question de vive voix à l’assemblée, soit pour écouter l’assemblée au lieu de la visionner en direct sur le Web. Pour vous joindre à la conférence téléphonique, vous devrez composer le 1 866 790-2221 (sans frais au Canada et aux États-Unis) ou le 647 559-6944 (sans frais de l’extérieur du Canada ou des États-Unis). À l’aide de votre numéro de contrôle qui se trouve sur votre formulaire de procuration ou votre formulaire d’instructions de vote, selon le cas, vous pourrez écouter l’assemblée par conférence téléphonique et soumettre vos questions de vive voix pendant son déroulement. Toutefois, vous ne pourrez pas exercer les droits de vote rattachés à vos actions par téléphone pendant l’assemblée et vous devrez utiliser la webdiffusion à cette fin si vous n’avez pas déjà voté avant la tenue de l’assemblée. Les invités qui ne sont pas des actionnaires ne seront pas autorisés à se joindre à la conférence téléphonique.

Les actionnaires et les fondés de pouvoir dûment nommés peuvent se connecter à l’assemblée en accédant à la diffusion en direct sur le Web à l’adresse https://web.lumiagm.com/459454580 et en cliquant sur « J’ai un identifiant ». Vous devrez ensuite fournir votre numéro de contrôle à 15 chiffres ou votre code d’accès à quatre caractères, selon le cas, et le mot de passe CNR2024 (sensible à la casse), afin d’accéder à l’assemblée en ligne diffusée en direct sur le Web.

Les invités, y compris les actionnaires non inscrits qui ne se sont pas dûment nommés eux-mêmes fondés de pouvoir conformément aux instructions de leur intermédiaire, peuvent accéder à l’assemblée en visitant l’adresse https://web.lumiagm.com/459454580, en cliquant sur le bouton « Je suis un invité » et en fournissant leurs informations lorsqu’ils seront invités à le faire.

Si vous éprouvez des difficultés à vous connecter à l’assemblée, veuillez communiquer par courriel à l’adresse support-ca@lumiglobal.com. Des techniciens seront disponibles pour vous aider.

L’inscription en ligne commencera à 9 h 30 (heure avancée de l’Est). Nous vous encourageons à prévoir suffisamment de temps pour vous connecter à l’assemblée avant qu’elle ne commence à 10 h (heure avancée de l’Est).

L’assemblée se tiendra en anglais et en français.

Une traduction simultanée sera disponible pour ceux qui souhaitent écouter l’assemblée en anglais ou en français seulement, et nous offrons également des options de sous-titrage dans les deux langues.

Avant l’assemblée

Si vous êtes un actionnaire inscrit ou un porteur d’actions détenues par des membres du personnel, vous pouvez soumettre une question avant la tenue de l’assemblée en vous rendant à l’adresse www.voteendirect.com et en vous connectant à l’aide du numéro de contrôle à 15 chiffres qui se trouve sur votre formulaire de procuration ou formulaire d’instructions de vote, selon le cas.

Si vous êtes un actionnaire non inscrit, vous pouvez soumettre une question avant la tenue de l’assemblée en vous rendant à l’adresse www.proxyvote.com et en vous connectant à l’aide du numéro de contrôle à 16 chiffres qui se trouve sur votre formulaire d’instructions de vote.

Les invités qui ne sont pas des actionnaires ne pourront pas soumettre de questions ni avant ni pendant l’assemblée.

Si vous ne savez pas si vous êtes un actionnaire inscrit, un porteur d’actions détenues par des membres du personnel ou un actionnaire non inscrit de la Compagnie, voir la rubrique « Information importante au sujet de l’assemblée – Évaluer le type d’actionnaire » de notre circulaire de sollicitation de procurations 2024.

Pendant l’assemblée

Les actionnaires et les fondés de pouvoir dûment nommés peuvent poser des questions durant l’assemblée de l’une des manières suivantes :

1) par écrit pendant la diffusion Web en direct au https://web.lumiagm.com/459454580, en vous connectant à l’aide de vos identifiants de connexion, en tapant votre ou vos questions dans le champ « Messages » et en cliquant sur la flèche « Soumettre »;

2) verbalement, pendant la diffusion Web en direct, en cliquant sur le bouton « Demander la parole » dans l’onglet « Diffusion » et en cliquant sur le crochet vert au bas de cet onglet (vous devrez peut-être faire défiler la page pour accéder au crochet);

3) verbalement par conférence téléphonique, en composant le 1 866 790-2221 (sans frais au Canada et aux États-Unis) ou le 647 559-6944 (sans frais de l’extérieur du Canada ou des États-Unis) et en appuyant sur l’étoile, puis sur 1 (*1) pour être placé dans la file d’attente. Un(e) préposé(e) vous placera dans la file d’attente et répondra au moment opportun.

Les invités qui ne sont pas des actionnaires ne pourront pas soumettre de questions ni avant ni pendant l’assemblée.

Veuillez consulter les règles de conduite de l’assemblée pour prendre connaissance du protocole à suivre pendant la séance de questions et réponses et les règles relatives aux questions posées.

Vous aurez à voter sur sept questions :

1) l’élection des candidats de la direction à titre d’administrateurs;

2) la nomination de KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L. comme auditeur;

3) la confirmation du règlement no 2 de la Compagnie relatif à la mise en candidature anticipée des administrateurs (le « règlement no 2 »);

4) l’approbation de certaines modifications proposées visant le régime d’intéressement à long terme de la direction de la Compagnie;

5) le vote consultatif sur l’approche de la Compagnie en matière de rémunération de la haute direction;

6) le vote consultatif sur le Plan d’action climatique de la Compagnie;

7) une proposition d’actionnaires.

Ces points à l’ordre du jour sont décrits aux pages 12 à 15 de notre circulaire de sollicitation de procurations.

Compte tenu des commentaires reçus d’Institutional Shareholder Services, fournisseur de services de recherche sur les assemblées des actionnaires et de recommandations de vote, le Conseil d’administration de la Compagnie a décidé d’apporter des modifications mineures à l’article 7 du règlement no 2 afin de clarifier celui-ci. Une copie du règlement no 2 révisé peut être consultée sur notre site Web à l’adresse https://www.cn.ca/fr/events/2024/04/agm-2024. Nous vous encourageons à vous reporter à la version modifiée du règlement no 2 au moment de voter sur la question.

La direction n’a connaissance d’aucune autre question susceptible d’être soumise à l’assemblée.

La direction recommande de voter POUR les points 1 à 6 et CONTRE la proposition d’actionnaires. Si vous choisissez de voter par procuration avant l’assemblée et que vous ne fournissez pas d’instructions de vote précises, vos droits de vote seront exercés conformément aux recommandations de la direction.

Pour être approuvée, chacune des questions à l’ordre du jour devra recueillir la majorité simple (50 % plus une) des voix exprimées.

Vous avez le droit de recevoir l’avis de convocation et de voter à l’assemblée, soit virtuellement en direct ou par procuration, si vous étiez porteur d’actions ordinaires du CN (à titre d’actionnaire inscrit ou non inscrit ou à titre de porteur d’actions détenues par des membres du personnel) à la fermeture des bureaux le 1er mars 2024 (la « date de clôture des registres »).

Si vous êtes un actionnaire non inscrit, autrement dit, si vos actions ne sont pas immatriculées à votre nom, mais détenues par un prête-nom, comme un fiduciaire, une institution financière ou un courtier en valeurs mobilières, vous devez vous nommer vous-même comme fondé de pouvoir et inscrire votre nomination afin de pouvoir exercer votre droit de vote à l’assemblée. Les actionnaires non inscrits qui ne se sont pas dûment nommés et inscrits eux-mêmes fondés de pouvoir ne pourront pas voter à l’assemblée. Veuillez suivre les instructions de votre intermédiaire pour vous nommer vous-même fondé de pouvoir afin de voter à l’assemblée, ou votez avant l’assemblée.

Il y avait 640 240 116 actions ordinaires sans valeur nominale en circulation du CN à la fermeture des bureaux à la date de clôture des registres. Sous réserve des restrictions relatives au vote énoncées ci-dessous, chaque action ordinaire donne droit à une voix.

Nos clauses de prorogation, en leur version modifiée, stipulent qu’aucune personne, avec les personnes qui lui sont liées, ne peut être porteur ou véritable propriétaire ou avoir le contrôle, directement ou indirectement, d’un nombre d’actions avec droit de vote conférant plus de 25 % du total des droits de vote rattachés à la totalité de nos actions avec droit de vote pouvant normalement être exercés pour élire les administrateurs de la Compagnie. De plus, lorsqu’une personne, avec les personnes qui lui sont liées, est porteur ou véritable propriétaire ou a le contrôle, directement ou indirectement, d’un nombre total d’actions avec droit de vote excédant ce plafond de 25 %, nul ne peut exercer, personnellement ou par procuration, les droits de vote rattachés aux actions avec droit de vote dont cette personne ou les personnes qui lui sont liées sont porteurs ou ont la propriété véritable ou le contrôle, directement ou indirectement.

Si vous souhaitez voter à l’assemblée, vous n’avez pas à remplir et à retourner votre formulaire de procuration ou votre formulaire d’instructions de vote, selon le cas.

Le jour de l’assemblée, les actionnaires inscrits ou non inscrits ou les porteurs d’actions détenues par des membres du personnel pourront voter pendant la webdiffusion en direct de l’assemblée en remplissant alors un bulletin de vote en ligne. Vous devrez vous rendre au https://web.lumiagm.com/459454580 et vous connecter à l’aide de vos identifiants de connexion (c’est-à-dire votre numéro de contrôle à 15 chiffres ou votre code d’accès à quatre caractères, selon le cas, et le mot de passe CNR2024 [sensible à la casse]) et exercer votre droit de vote lorsqu’on vous demandera de le faire.

Les actionnaires non inscrits qui ne se sont pas dûment nommés eux-mêmes fondés de pouvoir ne pourront pas voter à l’assemblée. Veuillez suivre les instructions de votre intermédiaire pour vous nommer vous-même fondé de pouvoir afin de voter à l’assemblée, ou votez avant l’assemblée.

Non. Comme par le passé, vous pouvez voter avant l’assemblée. Veuillez consulter la rubrique « Procédures, processus et restrictions en matière de vote » de la circulaire de sollicitation de procurations 2024 pour plus de détails sur comment transmettre vos instructions de vote avant l’assemblée.

Si vous choisissez de voter avant l’assemblée, notre compilateur doit avoir reçu votre vote au plus tard à 17 h (heure avancée de l’Est) le 24 avril 2024 pour que votre vote soit comptabilisé dans le décompte final. Les procurations produites tardivement peuvent être acceptées ou rejetées par la présidente de l’assemblée comme bon lui semble, sans qu’elle soit tenue d’accepter ou de rejeter une procuration particulière déposée tardivement. Si vous êtes un actionnaire non inscrit, autrement dit, si vos actions ne sont pas immatriculées à votre nom, mais détenues par un prête-nom, comme un fiduciaire, une institution financière ou un courtier en valeurs mobilières, veuillez suivre les instructions fournies par votre intermédiaire (notamment quant à l’heure limite) afin de vous assurer que votre vote est reçu avant l’heure limite.

Si vous avez besoin d’aide pour remplir votre formulaire de procuration ou votre formulaire d’instructions de vote, selon le cas, vous pouvez communiquer par téléphone avec Morrow Sodali, l’agent de sollicitation de procurations de la Compagnie au Canada et aux États-Unis, au 1 888 999-0818 (sans frais en Amérique du Nord) ou au 1 289 695-3075 (de l’extérieur de l’Amérique du Nord), ou encore par courriel à assistance@morrowsodali.com.

Si vous avez des questions au sujet du vote ou de l’information contenue dans la circulaire de sollicitation de procurations, vous pouvez communiquer par téléphone avec Morrow Sodali, l’agent de sollicitation de procurations de la Compagnie au Canada et aux États-Unis, au 1 888 999-0818 (sans frais en Amérique du Nord) ou au 1 289 695-3075 (de l’extérieur de l’Amérique du Nord), ou encore par courriel à assistance@morrowsodali.com.

Oui. Vous pouvez changer votre vote ou révoquer votre procuration à tout moment de l’une des façons suivantes :

• en votant de nouveau par Internet, par téléphone avant 17 h (heure avancée de l’Est) le 24 avril 2024;
• en produisant un acte écrit (ce qui comprend un autre formulaire de procuration ou formulaire d’instructions de vote, selon le cas, portant une date ultérieure à celle de votre vote initial) signé par vous ou par votre mandataire (dûment autorisé par écrit) et (1) en le déposant auprès de la secrétaire générale de la Compagnie, au siège social de la Compagnie (935, rue de La Gauchetière Ouest, 16e étage, Montréal (Québec) H3B 2M9, Canada), au plus tard à 17 h (heure avancée de l’Est) le 24 avril 2024 ou (2) en le remettant par voie électronique à la présidente de l’assemblée (au CN_Chair@cn.ca) avant le début de l’assemblée le jour même de l’assemblée;
• de toute autre manière autorisée par la loi.

Vous pourrez également modifier ou annuler votre vote à l’assemblée en votant de nouveau à l’ouverture du scrutin. Les voix exprimées à l’assemblée remplacent celles exprimées avant celle-ci.

Si vous éprouvez des difficultés techniques pendant le processus d’enregistrement ou pendant l’assemblée, veuillez envoyer un courriel à l’adresse support-ca@lumiglobal.com. Des techniciens seront disponibles pour vous aider.

Si vous êtes un actionnaire inscrit ou un porteur d’actions détenues par des membres du personnel, vous pouvez demander sans frais un exemplaire imprimé de la circulaire de sollicitation de procurations, des états financiers pour l’exercice clos le 31 décembre 2023 (les « états financiers ») et du rapport de gestion connexe en téléphonant au 1 866 962-0498 et en saisissant le numéro de contrôle à 15 chiffres qui se trouve sur votre formulaire de procuration ou votre formulaire d’instructions de vote, selon le cas, et en suivant les instructions fournies.

Si vous êtes un actionnaire non inscrit, vous pouvez demander sans frais un exemplaire imprimé de la circulaire de sollicitation de procurations, des états financiers et du rapport de gestion connexe en téléphonant au 1 877 907-7643 et en saisissant le numéro de contrôle à 16 chiffres qui se trouve sur votre formulaire d’instructions de vote, et en suivant les instructions fournies.

Si vous ne savez pas si vous êtes un actionnaire inscrit, un porteur d’actions détenues par des membres du personnel ou un actionnaire non inscrit de la Compagnie, voir la rubrique « Information importante au sujet de l’assemblée – Évaluer le type d’actionnaire » de notre circulaire de sollicitation de procurations 2024.

L’enregistrement de l’assemblée ainsi que les documents relatifs à l’assemblée seront accessibles sur notre site Web (www.cn.ca/fr/investisseurs).

De plus, les questions pertinentes à l’assemblée auxquelles il ne sera pas possible de répondre pendant l’assemblée en raison de contraintes de temps seront affichées sur notre site Web, avec les réponses à celles-ci, aussitôt que possible après l’assemblée, et ce, pendant une semaine.